Geïntegreerde E-mail module

BaseNet heeft een geïntegreerde e-mail module. Deze module maakt het mogelijk om alle e-mail berichten direct te koppelen aan uw relaties en/of dossiers.

Door op deze manier te werken kunt u uw E-mails eenvoudig en overzichtelijk terugvinden. Door gebruik te maken van inzagenniveaus kunt u opgeslagen berichten afschermen voor bepaalde medewerkers (gebruikers).

Door te werken met templates stelt u eenvoudig een e-mail bericht op en bespaart u tijd. Het is tevens mogelijk een stopwatch te koppelen aan de e-mail module. Dit maakt het mogelijk automatisch tijd te registreren welke u kwijt bent aan een uitgaande e-mail.

Gebruik maken van templates (sjablonen)

Vrijwel alle velden binnen BaseNet kunt u laten opnemen in templates. Hierdoor creëert u op zeer eenvoudige wijze afspraakbevestigingen, offertes, faxen, facturen, e-mails of brieven.

Gebruik van templates werkt tijdsbesparend en efficiënt. U kunt een onbeperkt aantal templates gebruiken binnen BaseNet. Er is standaard een set met voorbeeldtemplates beschikbaar welke u direct kunt gebruiken of verder kunt uitwerken.

Het is tevens mogelijk templates op maat te laten ontwikkelen door BaseNet.

Automatische stopwatch bij opstellen E-mail

De stopwatch binnen BaseNet maakt het mogelijk bij bepaalde handelingen automatisch tijd te registreren. Deze actieve stopwatch kan ook aan de E-mail module van BaseNet worden gekoppeld.

De stopwatch gaat in dit geval automatisch lopen als u een mail bericht gaat opstellen. Na verzending verschijnt direct het stopwatchscherm. Binnen dit scherm kunt u opmerkingen toevoegen.

De tijd en opmerkingen worden vervolgens klaargezet voor facturatie en verschijnen in de bijlage van uw factuur. De optie "actieve" stopwatch kunt u per gebruiker (medewerker) inschakelen.

Aangeven van inzagenniveaus bij de correspondentie

BaseNet heeft de mogelijkheid om te werken met inzagenniveaus. Deze niveau's kunt u als hoofdgebruiker zelf aanmaken en toekennen aan uw medewerkers (gebruikers).

Door deze niveaus toe te kennen kunt u bepaalde onderdelen van het pakket afschermen. Dit is onder andere mogelijk voor opgeslagen correspondentie, taken, agendapunten. Ook kan dit bij dossiers.

Als een gebruiker geen machtiging heeft tot een bepaald inzagenniveau kan hij/zij de informatie niet zien. Binnen uw correspondentie kunt u bijvoorbeeld inzage tot administratieve correspondentie uitsluiten voor bepaalde medewerkers (gebruikers).

Koppelen van scanner aan BaseNet

Met de scanmodule van BaseNet wordt het ook mogelijk uw binnenkomende post te scannen en in te voeren in BaseNet.

Correspondentie welke u in de scanner voert worden automatisch doorgezet naar BaseNet. De correspondentie komt binnen in een scan inbox. Vervolgens kan de correspondentie worden toegewezen aan uw relaties en/of dossiers. De informatie is direct terug te vinden en centraal beschikbaar. Het is ook mogelijk inzagenniveaus mee te geven.

Het is ook mogelijk lokale documenten op deze wijze versneld door te zetten naar BaseNet.
De scanmodule vormt tevens een zeer goede aanvulling op het cliëntenportaal van BaseNet.

Versturen van SMS berichten naar uw relaties

Naast e-mail berichten en overige correspondentie kunt u ook sms berichten versturen vanuit BaseNet. De verstuurde SMS berichten kunt u automatisch archiveren onder uw relaties en/of dossiers.

Omdat alle telefoonnummers al in uw relatiebestand staan kunt u deze eenvoudig gebruiken.

De SMS functionaliteit kunt u ook gebruiken voor het ontvangen van SMS alerts vanuit de agenda.

Correspondentie overzichtelijk in de relatie- en/of dossierhistorie

Doordat alle correspondentie binnen BaseNet wordt gekoppeld aan uw relaties en/of dossiers bouwt u automatisch relatie- en/of dossierhistorie op.

Na het openen van een relatie of dossier verschijnt de historie direct in het eerste tabblad.

Binnen dit tabblad ziet u in één oogopslag de correspondentie welke naar uw relaties is verstuurd. U kunt hierin nog zoeken op diverse criteria. Naast correspondentie vindt u hier ook taken, agendapunten en uren terug.

Telefoonnotities koppelen aan relaties en/of dossier

Binnen BaseNet kunt u ook al uw gespreksnotities vastleggen. Deze notities kunt u koppelen aan uw relaties en/of dossiers. De telefoonnotities zijn direct inzichtelijk binnen uw relatie- en/of dossierhistorie.

Indien u gebruik maakt van de BaseNet telefonie koppeling worden de gespreksnotities automatisch gekoppeld.

Alle opgeslagen notities kunnen in een later stadium afgedrukt worden.

Gebruik van Webdav bij brieven

Binnen BaseNet Advocatuur kunt u automatisch gebruik maken van webdav. Webdav geeft u de mogelijkheid aangemaakte brieven direct te bewerken en op te slaan binnen BaseNet.

Normaal gesproken zou gewijzigde correspondentie eerst lokaal opgeslagen moeten worden en vervolgens doorgezet naar BaseNet. Dit is met webdav overbodig.

Webdav is een functionaliteit van microsoft en werkt hierdoor alleen in combinatie met windows en office.