Direct inzicht in de actuele status van uw relaties

Binnen BaseNet advocatuur staan relaties en dossiers centraal. Hier kunt u diverse zaken aan koppelen zoals e-mails, brieven, taken en agendapunten. Deze acties zijn direct inzichtelijk onder uw relaties en/of dossiers.

Binnen relatiebeheer kunt u met relatietypes onderscheid aanbrengen binnen uw relatiebestand. Zo kunt u relaties bijvoorbeeld aanduiden als cliënt, wederpartij of een andere willekeurige type.

Door middel van kenmerken kunt u verdere typeringen toekennen aan uw relaties. Vervolgens kunt u deze kenmerken gebruiken voor overzichten en/of het creëren en versturen van mailings.

Doordat uw relaties zijn gekoppeld aan uw dossiers wordt er automatisch gecontroleerd op tegenstrijdige belangen.

Automatische opbouw dossier historie

De dossierhistorie is het eerste tabblad welke na het openen van een dossier getoond wordt. Het bevat een overzicht van alle acties welke u heeft uitgevoerd onder het dossier.

Hierbij kunt u denken aan correspondentie, agendapunten, uren en taken. Ook kunt u binnen dit overzicht in één oogopslag zien welke acties nog dienen plaats te vinden onder het dossier.

Door te dubbelklikken op een onderdeel kunt u de complete informatie zien.

Als u gebruik maakt van het cliëntenportaal van BaseNet Advocatuur, kunt u (gedeeltes van) de dossierhistorie vrijgeven. Hierdoor biedt u uw klanten transparantie en reduceert u het aantal onnodige telefoontjes.

Meerdere financiële afspraken vastleggen onder een dossier

Binnen uw dossiers kunt u diverse financiële afspraken vastleggen.

BaseNet Advocatuur kan bijvoorbeeld rekening houden met voorschotnota's. De verrekening hiervan wordt automatisch bijgehouden binnen het systeem.

Per dossier kunt u een standaarduurtarief ingeven. Het is ook mogelijk een uurtarief per medewerker per periode in te geven.

Verschotten kunnen vanuit de administratie of direct op dossierniveau worden ingegeven.

Wilt u een automatische waarschuwing ontvangen als u een aantal vooraf ingegeven uren heeft overschreden? Ook dit kan BaseNet Advocatuur verzorgen.

Bij de facturatie worden bovenstaande gegevens automatisch gebruikt.

Automatische check op tegengestelde belangen

Als u een nieuw dossier gaat invoeren en een relatie gaat koppelen controleert het systeem automatisch op tegengestelde belangen.

U ziet direct ten aanzien van welke eerdere zaak of zaken dit conflict optreed. Vervolgens kunt u via de dossierhistorie direct zien welke eerdere acties hebben plaatsgevonden.

De relatiehistorie kan u een overzicht tonen van alle acties welke hebben plaatsgevonden op relaties.

Archiveer ook al uw e-mails met behulp van de geïntegreerde e-mailmodule

BaseNet Advocatuur heeft een eigen geïntegreerde mailmodule. Deze module kent een aantal specifieke voordelen in vergelijking met een aantal standaard e-mail clients.

Binnen BaseNet Advocatuur staan de dossiers en relaties centraal. Alle e-mails zowel binnenkomend alsook uitgaand kunt u direct archiveren onder de relaties en/of dossiers.

Door deze werkwijze is nu ook alle e-mail correspondentie overzichtelijk terug te vinden.

Een ander voordeel is de koppeling met de stopwatch. Indien u gebruik maakt van de actieve stopwatch binnen BaseNet Advocatuur kan het systeem automatisch bijhouden hoeveel tijd u heeft besteed aan een specifieke e-mail. U hoeft vervolgens alleen maar de tijd te accorderen en de geschreven uren worden automatisch klaargezet voor facturatie.

U kunt er ook voor kiezen verzonden e-mail direct te printen. Dit bespaart weer een handeling en zorgt ervoor dat uw papieren dossier ook up-to-date blijft.

Ten slotte is het gebruik van standaard sjablonen ook een hele efficiënte manier om standaard e-mails te creëren. BaseNet kan hiervoor gebruik maken van diverse eerder ingegeven informatie.

Efficiënt invoeren van doorbelastingen

Doorbelastingen kunnen binnen het systeem op een aantal manieren ingegeven worden. Het is mogelijk een inkoopnota vanuit de administratiemodule direct door te belasten naar dossiers. Dit kan eventueel met een opslag.

Het is ook mogelijk op dossierniveau doorbelastingen toe te voegen. U voegt dan producten toe op een specifieke dossier. Deze doorbelastingen worden vervolgens automatisch meegenomen voor facturatie.

Binnen de producten kunt u aangeven hoe deze op de factuurspecificatie getoond moeten worden. Het is ook mogelijk meerdere producten te groeperen.

Automatische tijdsregistratie door middel van stopwatch

Binnen BaseNet Advocatuur kunt u gebruik maken van een stopwatch. Binnen deze stopwatchfunctionaliteit kunt u kiezen voor een actieve- of passieve stopwatch.

De actieve stopwatch loopt met bepaalde handelingen mee. Bijvoorbeeld bij het opstellen van een e-mail, het werken in een dossier of het afhandelen van een terugbelverzoek. De passieve stopwatch dient u als gebruiker manueel op te roepen vanuit het systeem. Een combinatie van stopwatches is ook mogelijk.

Per gebruiker kunt u de specifieke voorkeuren ten aanzien van de stopwatchfunctionaliteit toekennen.

Eenvoudig opstellen van correspondentie en gebruik van sjablonen

Binnen uw digitale dossier- en relatiekaarten kunt u veel informatie ingeven. Al deze velden zijn te gebruiken in sjablonen.

Door direct vanuit het dossier een nieuwe brief te creëren kunt u de vooraf ingegeven informatie oproepen binnen uw sjablonen. Zo creëert u snel en eenvoudig standaard correspondentiestukken.

Per relatie kunt u een voorkeur voor de te gebruiken aanhef selecteren. Deze voorkeuren worden tevens gebruikt in de correspondentie.

Door de koppeling met een postcodeserver beschikt u altijd over correcte adresgegevens.

Het systeem heeft al een aantal standaardsjablonen welke u kunt gebruiken.

Optimale termijnbewaking dankzij koppeling met roladministratie

Om te zorgen voor een optimale bewaking van uw termijnen zijn uw rolhandelingen binnen BaseNet Advocatuur gekoppeld aan de agenda en/of taken.

Per type handeling kunt u aangeven welke actie dient plaats te vinden. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om bij een zitting een agendapunt te krijgen op het moment van de zitting. Het is ook mogelijk een taak en een agendapunt op een type rolhandeling aan te maken.

Alle rohandelingen zijn gezamenlijk te bekijken in een overzicht. Het is ook mogelijk de handelingen per dossier op te roepen.

In het openingsscherm, via pop-ups of via sms kunt u alerts ontvangen ten aanzien van uw termijnen.

Ingeven van toevoegingszaken

Het afhandelen van toevoegingszaken kan ook met BaseNet Advocatuur. Binnen uw dossiers kunt u de afspraken ten aanzien van de toevoeging vastleggen. Hiervoor is een speciaal tabblad “toevoeging” aanwezig.

Als u binnen dit tabblad de raad van rechtsbijstand koppelt wordt het dossier behandeld als een toevoeging.

BaseNet houdt automatisch rekening met de financiële afspraken bij de facturatie. Als een toevoeging doorgaat als urendossier kunt u dit eenvoudig ingeven.

Bij een toevoeging kunt u tevens gebruik maken van standaard brievensjablonen. Zo kunt u eenvoudig een aanvraag doen voor een toevoeging. Alle beschikbare gegevens worden in dit geval automatisch uit het dossier meegenomen.

Biedt meer transparantie naar uw cliënten toe met behulp van het cliëntenportaal

Het is mogelijk uw klanten meer transparantie te bieden. Alle acties welke plaatsvinden onder een dossier kunt u vrijgeven aan uw cliënt middels het cliëntenportaal van BaseNet. Per actie kunt u aangeven of u deze wilt vrijgeven. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld brieven, e-mails, uren, agendapunten, taken en facturen.

Met het cliëntenportaal kunt u uw cliënten inzage geven in de voortgang van dossiers. Uw cliënt logt in via een speciale internetpagina en ziet vervolgens alle door u vrijgegeven onderdelen terug.

Het cliëntenportaal wordt op maat gemaakt voor u en is leverbaar binnen uw huisstijl. Integratie binnen uw website behoort tevens tot de mogelijkheden.