Projectadministratie


Overzichtelijk en snel uw eigen administratie bijhouden van uw projecten

De projectenadministratie van BaseNet biedt u optimale mogelijkheden om uw projecten goed bij te houden. Per project kunt u financiële afspraken vastleggen. Vervolgens kunt u eenvoudig factureren met één druk op de knop. Via de knop projectenhistorie kunt u alle handelingen zien welke plaatsgevonden hebben onder het project. Hieronder vallen correspondentie, agenda, taken, uren en facturen.

Onderhandenwerk rapporten eenvoudig uitdraaien

Binnen het projectenfacturatie scherm in BaseNet kunt u op ieder gewenst moment een onderhandenwerk rapport uitdraaien.

Dit rapport geeft u direct inzicht in de actuele status van uw onderhandenwerk. Het toont tevens een specificatie van de gemaakte uren en is hierdoor ook een uitstekend controle middel als voorbereiding op uw facturatie.

U kunt dit rapport bijvoorbeeld gebruiken om facturen te fiatteren.

Alles te koppelen aan relaties

Uw projecten worden centraal gekoppeld aan uw relatiebestand. Door deze werkwijze kunt u informatie op verschillende plaatsen overzichtelijk terugvinden.

Ook bouwt u relatiehistorie op. Het tabblad relatiehistorie toont een overzicht van de acties welke hebben plaatsgevonden op de relaties.

Brieven zijn ook zeer eenvoudig te creëren door gebruik te maken van templates. Dankzij de koppeling met de relaties beschikt u direct over de naw gegevens.

Managementrapportage uitdraaien

Alle ingevoerde informatie ten aanzien van projecten kunt u eenvoudig bekijken als managementrapportage. De rapportage kan u direct de verhouding tonen tussen bestede- en factureerbare uren binnen een project.

Zo weet u precies hoeveel tijd u daadwerkelijk heeft besteed aan een project en hoeveel het project u uiteindelijk oplevert.

De rapportage wordt overzichtelijk getoond als Excel output. Door deze werkwijze heeft u als gebruiker nog flexibiliteit ten aanzien van de eindpresentatie.


Verschillende financiële afspraken per project vastleggen

Binnen uw projecten kunt u verschillende financiële afspraken vastleggen. Zoals bijvoorbeeld een fixed-price, kantoorkosten, standaard uurtarief, uurtarieven per medewerker en producten.

U kunt tevens aangeven wanneer u wenst te factureren. Per maand, automatisch of als een project gereed wordt gemeld.

Als u gaat factureren houdt BaseNet automatisch rekening met uw voorkeuren en creëert volledig automatisch een factuur.

Projecthistorie bekijken voor een overzicht van gebeurtenissen

Doordat de projectenmodule volledig integreert met overige onderdelen zoals relatiebeheer, correspondentie en agenda / taken bouwt u automatisch projecthistorie op.

Het tabblad projecthistorie voorziet u in één oogopslag van alle relevante gegevens met betrekking tot het project. U kunt hier tevens zien wat er nog dient te gebeuren aan handelingen voor een succesvolle afronding van uw projecten.

Taken welke te laat zijn opgepakt zijn hierdoor al in een vroeg stadium te traceren. Indien u tevens gebruik maakt van onze telefonie koppeling krijgt u binnen de projecthistorie ook al uw telefoonverkeer te zien.

Creëer snel en eenvoudig één of meerdere facturen

Facturen kunt u zeer eenvoudig creëren via het menu "projecten facturatie". Op basis van de door u eerder ingegeven uren, doorbelastingen en/of producten kunt u de facturen creëren.

Voorafgaand aan de facturatie kunt u via het onderhandenwerk rapport inzage krijgen in wat er allemaal openstaat voor de facturatieronde. Facturen kunnen per stuk of batchgewijs gecreëerd worden.

Als u tevens gebruik maakt van de administratiemodule van BaseNet kunt u ook de opvolging van de facturatie regelen. Zoals het importeren van de bankboekingen en het automatisch creëren van betalingsherinneringen.


Projecten afschermen voor bepaalde medewerkers (gebruikers)

BaseNet heeft de mogelijkheid om te werken met inzagenniveaus. Deze niveaus kunt u als hoofdgebruiker zelf aanmaken en toekennen aan uw medewerkers (gebruikers).

Door deze niveaus toe te kennen kunt u bepaalde onderdelen van het pakket afschermen. Dit is onder andere mogelijk voor opgeslagen correspondentie, taken, agendapunten. Ook kan dit bij projecten.

Als een gebruiker geen machtiging heeft tot een bepaald inzagenniveau kan hij/zij de informatie niet zien.

Voortgang van projecten vrijgeven via het KlantenIntranet

Projecten kunt u ontsluiten via het KlantenIntranet. Met deze mogelijkheid geeft u uw eigen klanten de mogelijkheid mee te kijken naar de vorderingen van het project.

Uw klant krijgt een unieke gebruikersnaam en wachtwoord en logt in via uw website. Als gebruiker van BaseNet kunt u zelf bepalen welke onderdelen u wilt vrijgeven.

Het is mogelijk taken, agendapunten, correspondentie en facturatie vrij te geven middels het KlantenIntranet. Met het KlantenIntranet biedt u meer transparantie naar u cliënten toe. Ook vermindert het KlantenIntranet telefonische vragen ten aanzien van de projectvoortgang.

Direct inzicht in deadlines

Binnen uw projecten is het belangrijk om inzicht te houden in uw deadlines. Taken zijn geïntegreerd met uw projecten waardoor deadlines gewaarborgd blijven.

Na het openen van uw project kunt u direct de projecthistorie bekijken. Binnen de projecthistorie zie u direct wat er nog dient te gebeuren.

Taken kunt u toekennen aan gebruikers, binnen de taken legt u de deadlines vast. Door middel van pop-ups worden gebruikers gesignaleerd.