Digitaal ondertekenen
In samenwerking met ValidSign en Aiopener heeft BaseNet het mogelijk gemaakt om documenten zelf en door cliënten digitaal te laten ondertekenen. Een digitale handtekening is een elektronische variant van de handgeschreven handtekening en bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan een digitaal document. Hierdoor wordt het lange proces van een brief uitprinten, opsturen, laten ondertekenen, ontvangen en weer inscannen verkort tot alleen mailen en laten ondertekenen.
Digitale handtekening en rechtsgeldigheid.
BaseNet biedt al lange tijd de mogelijkheid tot de gewone digitale handtekening (door middel van een gescande handtekening) om de identiteit van de ondertekenaar vast te stellen. Daarnaast is het ook mogelijk om de geavanceerde digitale handtekening te gebruiken. Deze voldoet aan alle relevante wetgeving en richtlijnen in de Europese Unie en andere delen van de wereld. De Amerikaanse en Europese wet bepalen beide dat elektronische documenten en handtekeningen juridisch bindend zijn en dezelfde rechtsgevolgen hebben als traditionele papieren documenten en handgeschreven handtekeningen. Doordat ValidSign voldoet aan deze wet hebben digitaal ondertekende documenten dezelfde betekenis en rechtsgevolgen als een traditioneel papieren document dat met de hand ondertekend is.
Hoe werkt het?
Doordat het zowel voor de verzender als de ontvanger mogelijk is om te ondertekenen, kan het hele ondertekenproces online afgehandeld worden. Via een Word plug-in kan het document snel klaar gemaakt worden om het digitaal ondertekenen mogelijk te maken. U geeft aan naar welke relatie het document verstuurd moet worden (het systeem zoekt daar automatisch het juiste e-mailadres bij) en u klikt op versturen. Eventueel is het ook mogelijk een SMS-authenticatie aan te zetten. Zodra u op versturen heeft geklikt ontvangt uw cliënt een e-mail met de vraag om de documenten te ondertekenen. De cliënt downloadt vervolgens het document met daarin aangegeven waar er getekend dient te worden. Als de cliënt hierop klikt wordt het document digitaal ondertekend. U ontvangt daarna automatisch een e-mail met de getekende documenten. Deze zijn dan al gekoppeld aan de juiste relatie en het bijbehorende dossier.