Aangetekend Mailen

Samen met Aangetekend Mailen maakt BaseNet het mogelijk uw e-mails beveiligd en rechtsgeldig te versturen. Om de mails met een juridisch geldende status te mogen versturen moet Aangetekend Mailen zich aan de volgende punten van de EU-verordening eIDAS houden:

• Inhoud raadpleegbaar door beide partijen:
  De inhoud van de e-mail wordt via verschillende bestandstypen aangeboden. U kunt hierbij denken aan de originele vorm, een EML-bestand en een PDF-bestand via de beveiligde servers van Aangetekend Mailen.
• Authenticiteit inhoud wordt gewaarborgd:
  Van de bijlage(n) wordt een ‘vingerafdruk’ gemaakt. Deze afdruk wordt minimaal 7 jaar bewaard. Deze ‘vingerafdruk’ is een code die aan de hand van lastige wiskundige formules wordt opgesteld. Zodra er iets is veranderd in het document, zal de code ook veranderen. Zo kunt u aan de hand van deze ‘vingerafdruk’ altijd aantonen welk document overeenkomt met het verstuurde document. De bijlage(n) en ‘vingerafdrukken’ kunnen altijd geverifieerd worden door beide partijen.
• Moment van totstandkoming vastgesteld:
  Wanneer u een e-mail als rechtsbewijs wilt laten dienen zal een onafhankelijke derde moeten registreren wanneer de inhoud is verstuurd, ontvangen en opgehaald. Aangetekend Mailen fungeert in deze situatie als de onafhankelijke derde partij.
• Identiteit van partijen voldoende vastgesteld:
  De identiteit wordt door Aangetekend Mailen geverifieerd tijdens het inrichten van een klant specifiek Aangetekend Mailen server met SSL-autorisatie van de klant, gebruikers en beheerders.

Hoe werkt het.  

Met de integratie van Aangetekend Mailen in BaseNet is het printen van documenten, ondertekenen en naar het postkantoor brengen voorgoed verleden tijd. Het is nu voor gebruikers mogelijk om rechtstreeks vanuit BaseNet belangrijke documenten te versturen en te ontvangen.

Versturen:

• In BaseNet maakt u de keuze tussen een normale of een aangetekende e-mail.  Indien u voor een aangetekende e-mail kiest voegt u een bijlage toe, vervolgens handelt u de e-mail op gebruikelijke wijze af en verstuurt u de aangetekende e-mail met één druk op de knop. Indien gewenst kunt u ook nog een digitale handtekening toevoegen, hiermee kan de bijlage rechtsgeldig ondertekend worden.
• U ontvangt een notificatie zodra de ontvanger de aangetekende e-mail heeft geaccepteerd en geopend. Indien gewenst kunt u verschillende notificaties instellen.
• Het proces van de aangetekende e-mail is real-time te volgen en wordt vastgesteld in een biljet. Dit biljet wordt opgeslagen op uw eigen Aangetekend Mailen dashboard en wordt indien gewenst per mail naar u verstuurd. Het biljet is het bewijs dat u er alles aan heeft gedaan om het document ter kennisgeving aan te bieden. Iets dat zeer belangrijk is, zeker bij correspondentie om een conflict.  

Ontvangen:

• Wanneer u een aangetekende e-mail ontvangt, zal u eerst gevraagd worden om deze te accepteren.
• Na acceptatie komt de originele e-mail, zoals de ontvanger gewend is, binnen (inclusief alle bijlagen).
• Over de aangetekende e-mail wordt een zo gehete hashcodering berekend. Dit wordt als ‘fingerprint’ in de mail getoond. Deze hashcodering is een wiskundige formule die de echtheid van het document kan aantonen. Zo kunt u de rechtsgeldigheid van bijlage onafhankelijk van elkaar controleren.
• Indien nodig kunt u de bijlagen ondertekenen door middel van een digitale handtekening.

Aangetekend Mailen maakt het voor u mogelijk om beveiligd en rechtsgeldig, efficiënt en goedkoper uw belangrijke documenten digitaal te versturen.